Положения об обработке персональных данных

1.1. Настоящее положение о персональных данных (далее «Положение») регулирует способы сбора, записи, систематизации, хранения и иных видов обработки Обществом с ограниченной ответственностью «АксТимТех» персональных данных работников и иных субъектов персональных данных, указанных в п. 3.1. (далее «Компания», «Работодатель» или Общество с ограниченной ответственностью «АксТимТех» и «Работники» и «Субъекты персональных данных», соответственно). Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ (далее «152-ФЗ»), другими нормативными актами Российской Федерации, а также политиками группы компаний ООО «АксТимТех».

1.2. Обработка персональных данных граждан Европейского союза осуществляется с учетом требований, закрепленных в Регламенте № 2016/679 Европейского парламента и Совета Европейского Союза «О защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/ЕС (Общий Регламент о защите персональных данных)».

1.3. В Положении используются следующие основные понятия:

• автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

• блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
• информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
• обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Субъекту персональных данных;
• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
• оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
• персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (cубъекту персональных данных); лицу или определенному кругу лиц;
• предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному
• распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
• трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу;
• уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

  1.4. Настоящее Положение принято с целью:

• определения порядка обработки Компанией персональных данных Субъектов персональных данных,
• обеспечения защиты прав и свобод Субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Компании,
• информирования Субъектов персональных данных об их правах и обязанностях в отношении персональных данных, обработку которых осуществляет Компания
• соблюдения законодательства Российской Федерации.

  1.5. Процесс передачи и обработки персональных данных, передаваемых клиентами Компании или иными третьими лицами, регулируется соответствующими договорами, заключенными между Компанией и клиентами Компании или третьими лицами.

2.1. Принципы обработки персональных данных Обработка персональных данных Компанией осуществляется на основе следующих принципов:

• законности и справедливой основы;
• ограничения обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• недопущения обработки персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных;
• недопущения объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработки только тех персональных данных, которые отвечают целям их обработки;
• соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
• недопущения обработки персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки;
• обеспечения точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных;
• уничтожения либо обезличивания персональных данных по достижении целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Компанией допущенных нарушений персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

  2.2. Условия обработки персональных данных Компания производит обработку персональных данных при наличии хотя бы одного из следующих условий:

• обработка персональных данных осуществляется с согласия Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
• обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе Субъекта персональных данных или договора, по которому Субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Субъекта персональных данных, если получение согласия Субъекта персональных данных невозможно;
• обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы Субъекта персональных данных;
• осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен Субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — общедоступные персональные данные);
• осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;
• И иных законных случаях, предусмотренных ст. 6 152-ФЗ.

3.1. Компания производит обработку персональных данных следующих лиц:

• Работники Компании (в т.ч. бывшие),
• Кандидаты на замещение вакантных должностей (в т.ч. лица в кадровом резерве),
• Члены семьи Работников, а именно супруги/гражданские супруги и несовершеннолетние дети,
• Участники мероприятий, проводимых Компанией,
• Клиенты и контрагенты Компании

  3.2. Обработка персональных данных вышеперечисленных Субъектов персональных данных ведется Компанией в следующих целях:

• Составление графиков работы,
• Подбор персонала,
• Контроль за производительностью Работников и их профессиональным развитием,
• Контроль за количеством и качеством выполняемой Работниками работы,
• Обучение Работников и их продвижение по службе,
• Расчет заработной платы и ведение бухгалтерского учета, – Организация предоставления добровольного медицинского страхования Работникам и членам семьи Работников согласно соответствующему положению Компании,
• Развитие бизнеса Компани и усиление ее положения на рынке
• Построение и поддержание внешних деловых отношений,
• Управление технологической инфраструктурой и вспомогательными службами Компании,
• Организация командировок Работников,
• Обеспечение сохранности имущества Компании,
• Исполнения Работодателем обязательств, предусмотренных применимым законодательством, локальными нормативными актами и иными нормативными правовыми актами, в том числе в целях ведения кадрового и бухгалтерского учета, составления налоговой и иной обязательной отчетности,
• Исполнения договора, заключенного между Компанией и Субъектом персональных данных,
• Выполнение целей деятельности Компании, закрепленных в ее уставе, – Проведение Компанией мероприятий,
• Другие цели, связанные с трудовыми отношениями и/или с конкретным Субъектом персональных данных.

  3.3. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Компании, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации с учетом целей обработки персональных данных, указанных в п. 3.2 настоящего Положения. Компания не обрабатывает персональные данные, которые являются избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

  3.4. Компания не обрабатывает биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность), в том числе с целью идентификации лиц, посещающих офис Компании.

  3.5. Компания по общему правилу не собирает и не обрабатывает специальные категории персональных данных. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, допускается в случаях, если:

• Субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
• персональные данные сделаны общедоступными Субъектом персональных данных;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, о трудовых пенсиях;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия Субъекта персональных данных невозможно;
• обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав Субъекта персональных данных или третьих лиц, а равно и в связи с осуществлением правосудия;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством.

  3.6. Обработка персональных данных о судимости может осуществляться Компанией исключительно в случаях и в порядке, которые определяются в соответствии с федеральными законами.

  3.7. Работник обязан предоставлять Работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель имеет право проверить достоверность сведений путем сопоставления сведений, предоставленных Работником, с данными из предоставленных Работником документов.

  3.8. Работник обязан в срок не более пяти рабочих дней уведомить Работодателя о любых изменениях в его персональных данных.

4.1. Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

4.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.

  4.3. Компания при сборе персональных данных обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

  4.4. Компания в ходе деятельности поручает обработку персональных данных третьим лицам с согласия Субъектов персональных данных, на основании заключаемого с третьим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Компании обязано придерживаться принципов и правил обработки и обеспечения безопасности персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации и договором с Компанией.

  4.5. В Компании назначается лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

  4.6. Компания осуществляет хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных за исключением случаев, когда любое действующее законодательство требует хранить данные, предоставленные для этих целей, в течение определенного периода времени. Компания по необходимости может пользоваться услугами архивирования на территории специализированной архивной компании, при этом передача и дальнейшая обработка персональных данных такой архивной компании производится в соответствии с применимым законодательством Российской Федерации.

  4.7. Компания предпринимает меры организационного, правового и технического обеспечения безопасности всех имеющихся персональных данных. Компания обеспечивает, что эти меры являются достаточными для устранения риска, возникающего в процессе обработки или вытекающего из характера персональных данных.

  4.8. В Компании существуют процедуры, которые применяются в случае любого подозрения на нарушение мер обеспечения безопасности, несанкционированного доступа, разглашения, а также утери персональных данных. В частности, Компания применяет процедуры уведомления Субъектов персональных данных о нарушении мер обеспечения безопасности в отношении их персональных данных. Все Работники обязаны выполнять соответствующие инструкции, полученные от Работодателя.

  4.9. Персональные данные Работников в бумажном формате хранятся в специально отведенном месте в офисе Работодателя, исключающем несанкционированный доступ лиц, неуполномоченных на доступ к персональным данным или в том числе на территории специализированной архивной компании, с которой у Работодателя заключен договор на оказание услуг архивирования, в электронном виде – обрабатываются в соответствии с условиями настоящего Положения и иных локальных актах Работодателя. Ответственность за сохранность этих данных возложена на соответствующих специалистов Работодателя.

  4.10. Работодатель оставляет за собой право в целях сохранения конфиденциальности информации Работодателя, клиентов и деловых партнеров Работодателя, равно как и в других бизнес-целях, контролировать входящие голосовые и электронные сообщения и корреспонденцию, поступающие на имя Работника посредством офисной оргтехники.

5.1. Безопасность персональных данных, обрабатываемых Компанией, обеспечивается реализацией организационных и технических мер, необходимых для обеспечения требований федерального законодательства в области защиты персональных данных.

5.2. Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Компанией применяются следующие организационно-технические меры:

• назначение лиц, ответственных за организацию обработки и защиты персональных данных;
• ограничение состава лиц, допущенных к обработке персональных данных;
• ознакомление Субъектов с требованиями федерального законодательства и нормативных документов Компании по обработке и защите персональных данных;
• организация учета, хранения и обращения носителей, содержащих информацию с персональными данными;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе моделей угроз;
• разработка на основе модели угроз системы защиты персональных данных;
• проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
• разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам обработки информации;
• регистрация и учет действий пользователей информационных систем персональных данных;
• использование антивирусных средств и средств восстановления системы защиты персональных данных;
• применение в необходимых случаях средств межсетевого экранирования, обнаружения вторжений, анализа защищенности и средств криптографической защиты информации;
• организация пропускного режима на территорию Компании, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.

  5.3. Внутренний контроль за соответствием обработки персональных данных законодательству и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам осуществляется в порядке, установленном Правительством Российской федерации (п. 17 Постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»).

6.1. Право доступа

6.1.1. По письменному запросу Субъекта персональных данных, в случае если у Компании имеется или ей предоставлена информация, достаточная для идентификации Субъекта персональных данных, делающего запрос, и если Компания обладает персональными данными о нем/ней, Компания:

• Информирует данного Субъекта персональных данных о том, имеются ли у нее персональные данные о нем или ней;
• Описывает персональные данные, которыми она обладает, цели, для которых эти данные обрабатываются, и категории лиц, которым она может раскрыть эти данные;
• Предоставляет Субъекта персональных данных копии имеющихся о нем/ней персональных данных с указанием на источник(и) этих данных, если таковые известны.

  6.1.2. Компания предоставляет данную информацию и копии в течение разумного периода времени с момента поступления запроса Субъекта персональных данных или в течение определенного периода времени, установленного применимым законодательством.

  6.1.3. Компания вправе отказать Субъекту персональных данных в предоставлении запрошенной информации, если раскрытие такой информации раскроет также информацию о другом Субъекте персональных данных (в этом случае Компания предоставит информацию в том объеме, в котором это возможно, без раскрытия информации о другом Субъекте персональных данных), если только этот другой Субъект персональных данных не даст письменного согласия на раскрытие Компанией этой информации.

  6.1.4. Работодатель не имеет права предоставлять персональные данные Работников и иных Субъектов персональных данных третьим лицам без письменного согласия Работников и Субъектов персональных данных, за исключением случаев, установленных применимым законодательством.

  6.2. Субъект персональных данных может обратиться к Компании с просьбой о внесении изменений в имеющиеся о нем/ней персональные данные. Если Компания соглашается с тем, что данные неверны, она удаляет их или вносит изменения. Если она не соглашается с тем, что данные неверны, она, тем не менее, фиксирует в соответствующем файле(ах) факт обращения Субъекта персональных данных по этому поводу.

  6.3. Компания удовлетворит любую просьбу Субъекта персональных данных не использовать его/ее персональные данные в целях осуществления прямого маркетинга Компании.

  6.4. Компания удовлетворяет любую обоснованную просьбу Субъекта персональных данных прекратить обработку его/ее данных, если у Субъекта персональных данных имеются веские или законные основания для возражений против такой обработки.

7.1. Доступ к информационным системам персональных данных обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных.

7.2. Доступ к персональным данным осуществляется на основании приказа Генерального директора. Приказом Генерального директора определяется перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения ими трудовых обязанностей.

7.3. Выписки персональных данных Работника производятся исключительно в служебных целях и целях, указанных в п. 1.2, лицам, имеющим доступ к персональным данным, иным лицам — с письменного разрешения Генерального директора.

8.1. Компания и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.2. Лица, виновные в нарушении норм об обработке персональных данных Субъектов персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и/или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

9.1. В соответствии с требованиями статьи 2 Федерального закона от 21.07.2014 N 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях» сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных Работников производится на внутреннем сервере Работодателя в офисе Работодателя по адресу: Павелецкая пл., 2 стр. 2, Москва, Россия, 115054.

• при достижении целей обработки персональных данных (в том числе по истечении установленных сроков хранения);
• в случае отзыва субъектом согласия на обработку своих персональных данных, когда это согласие является обязательным условием обработки персональных данных.

11.1. Компания обязана опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к настоящему Положению в соответствии с ч. 2 ст. 18.1. ФЗ-152.

11.2. Настоящее Положение подлежит периодическому пересмотру в случае изменения применимого законодательства, технических либо организационных требований к обработке персональных данных.